Cómo llenar la forma W4 de manera correcta

Al menos una vez en la vida, los ciudadanos de Estados Unidos deben proceder a completar el formulario W4. Sin embargo, no todos saben cómo hacerlo y ante esto recurren a la web para conseguir información precisa que les sirva para completarla.

Así que en este artículo, hemos decidido darte las instrucciones de cómo llenar la forma W4. Si ya eres contribuyente, de seguro necesitarás conocer lo que esta debe tener para no cometer ningún error, ya que, de ser así, esto podría traerte serias consecuencias e incluso ser multado por ello.

¿Para qué me sirve el formulario W4?

Si aún desconoces su función, lo principal que deberías saber es que esta también es conocida como “Certificado de Retención del Empleado” o en inglés “Employee’s Withholding Certificate”. El objetivo de esta forma es servir como un documento de información respecto a la cantidad de dinero que tu empleador tendrá que retenerte en relación al pago de impuestos de cada pago que apercibes. Ten presente que el mismo es entregado a quien te contrata.

Una vez que esta persona cuenta con los datos presentados en el formulario W4, pasará a realizar el cálculo de la nómina, así como las debidas retenciones y deducciones requeridas para proceder con la respectiva declaración de taxes ante el IRS. También vale agregar que esta forma ayuda a los empleadores a su vez a completar la W2 exigida por el Estado de la misma manera que la W4.

Aspectos que debes conocer sobre la forma W4 2021

Este año, el IRS renovó este tipo de formularios. Si ya has procedido a llenarlo, no es necesario que debas hacerlo nuevamente, aunque es probable que se te solicite que revises lo presentado para corroborar que no te haya faltado ningún concepto. Ahora, la forma W4 2021 deberá ser usada solo si se te presentó alguno de los siguientes escenarios:

• Hace poco cambiaste de trabajo
• En caso de que recientemente te hayas casado y por lo tanto tu estado civil fue modificado.
• Es posible que requieras de nuevas retenciones. Esto ocurre cuando recibes ingresos que no fueron apercibidos previamente. Por ende, deberás llenar un nuevo formulario W4 para evitar ser multado.

*Si quieres acceder a este documento lo puedes hacer ingresando al sitio web del IRS*

Pasos para llenar el formulario W4

Primero que nada, es necesario que tengas en claro que esta forma es utilizada cuando tienes que cambiar algún dato de información personal vinculada con tu perfil de contribuyente o si acabas de empezar un trabajo y recibirás tu primer cheque o pago. Una vez que lo hayas descargado y procedido a completar deberás entregarlo a tu empleador o al sector de la empresa que se encargue de recibir estos formularios.

Si bien, el llenado en cierta medida es simple, sobre todo si nos referimos a los datos básicos como nombre y apellido, calcular las retenciones no es tan fácil como parece. Por ello, a continuación te facilitamos unas instrucciones para que no cometas errores:

• Un aspecto positivo de la nueva forma W4 2021 es que no se te pedirá que indiques la cantidad de asignaciones que tienes. De ahora en adelante solo tendrás que realizar una cierta estimación de estas.
• En caso de que presentar un formulario en conjunto, tu esposo o esposa deberá ganar casi lo mismo que tú. De ser así, en el recuadro de verificación, márcalo y procede a indicar el monto aproximado. Para que no haya ningún error, ambas partes tienen que hacer la misma operación.
• Si cuentas con más de un trabajo, es necesario que presentes la forma W4 de cada uno de ellos, es decir, no puedes hacer solo uno, ya que, podrías recibir una multa de ser así.
• En cuanto a la retención, en caso de que te encuentres exento se te pedirá que escribas dicho término en inglés en el espacio ubicado debajo del paso número 4 y proceder a llenar el resto. Si lo que deseas es realizar el reclamo de la exención correspondiente a la retención del año entrante, para ello tendrás que utilizar una nueva forma.
• Ten en cuenta que con el nuevo formulario puedes usar la opción de “Cabeza de familia”. Esta puede servirte si buscas disminuir tus retenciones.
• Digamos que cuentas con un segundo empleo y no quieres que tu principal empleador lo sepa. De ser así pide una retención extra de taxes en la línea 4. También tienes la posibilidad de no colocar dicho ingreso en la forma. Si optas por esta alternativa puedes proceder a enviarle al IRS la estimación de impuestos de tus pagos trimestrales.

Algunas recomendaciones para completar la forma W4

Si bien es probable que ya cuentes con suficientes herramientas para completarla, consideramos que los siguientes ítems podrán brindarte ayuda para que no cometas ningún error y llenas la forma W4 de manera correcta:

• Averigua que no te encuentres exento de retenciones: en estas instancias, tu empleador no puede retener ningún monto del Impuesto Federal sobre la Renta. Sin embargo, vale aclarar que en este apartado no se circunscriben los taxes referidos al Medicare y Seguro Social. Pero para que te des cuentas si aplicas a este caso, es si, por ejemplo, se te fue otorgado un reembolso de tus impuestos federales debido a que no era tu obligación hacer el pago de estos. Por ello, fíjate bien de que no estés exento de este cargo.
• Asegúrate de indicar correctamente lo que declaras: recuerda que el monto que tu empleador pasa a retenerte deviene de lo que ganas e indicas en la forma W4. Por lo tanto, no coloques cualquier cantidad solo por salir del paso. Es muy importante que realices una correcta estimación. En caso de que tengas dudas al respecto puedes conseguir una calculadora online que te facilite esta información.

• No tengas miedo en presentar un nuevo formulario: está atento si se presenta algún cambio en tu vida que podría afectar directamente la declaración de tus impuestos. Por ejemplo, si tienes un hijo, adquiriste una vivienda o te casaste será necesario que procedas a modificar la forma W4 que presentaste. Ante esto, simplemente no temas, ya que es probable que te beneficie.

¿En qué se diferencia la forma W4 de la W2?

Por un lado, la W4 es la que le permite al empleador conocer cuánto deberá retenerte de tu pago mensual para contar con una guía en materia tributaria, mientras que la W2 es únicamente llenada por quien te contrata.

Asimismo, mediante este formulario se informan los salarios anuales, así como los montos retenidos de los sueldos de los empleados. Este documento asiste al IRS a llevar un registro de lo que ganan los trabajadores para poder estar al tanto de sus obligaciones fiscales. La forma W2 también sirve para que la Administración del Seguro Social determine los beneficios que los ciudadanos reciben en concepto de este.